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做好WRAP验厂预审工作,避免反复整改

一般来说,工厂完成初次WRAP验厂和相关整改大概需要历时5-6个月,有些甚至要达到一年以上,但也有少数工厂可以用两个月就可以达到买家全部审核要求。固然,这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系,但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。

完整的预审工作至少要包含以下几个步骤:

    1.建立工厂预审小组。预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门,还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间,一个跟进买家WRAP验厂要求,统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组,以便其可以顺利调配人力物力,完成预审和整改任务。

    2.熟悉WRAP验厂条款内容。作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容,还要知道评分标准,以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池,比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”,即便工厂其它各项都达标,只要触碰该“禁区”,则“必死无疑”,大多数买家发现供应商有这种情况,基本不会给第二次机会。

    还需指出,每个买家都有各自检验方式和标准,经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认WRAP验厂要求。举例来讲,买家A的周工时上限是72小时,而买家B的周工时上限是60小时。此时,通过AWRAP验厂的供应商只有两个选择,要么整改工时达到B的要求,要么放弃B这个客户。而这种整改很费时,绝非一两个月可以完成。

    所以,供应商应在正式审计前三个月就拿到买家的审核标准,有可能的话,应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款,则越早清楚自身情况和WRAP验厂要求之间的差距,也就越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之后的预审工作的计划。

    3.制定工作计划。为了保障预审工作的有效率进行,审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点,指明各项工作的责任人,还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定,进行顺利可以相应缩短,反之则可延长,但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。

    4.人员培训。预审小组成员理解全部WRAP验厂条款后,再将这部分内容给相关部门员工做培训,并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释,之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求,不妨邀请买家来做初次培训。

    5.执行预审,跟进整改。一般预审由预审小组成员充当审计员的角色,按照WRAP验厂条款逐一检查。缺乏WRAP验厂经验的供应商也可请第三方机构来做第一次预审和相关辅导。但是无论谁来做预审,供应商必须将每次预审当作正式审计来看待。每次预审中发现的不符点都要及时整改,切莫成为下次审计的“历史遗留问题”。

供应商们之所以抱怨“WRAP验厂”,是因为WRAP验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要WRAP验厂,老客户更是每年复验。一接到客户的WRAP验厂通知,工厂顿时全民皆兵,全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而,临时抱佛脚的效果并不好,不但不能保证通过,还会影响工厂正常的生产秩序。以质量WRAP验厂中的仓库管理为例,不少工厂因为平时疏于管理,库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在WRAP验厂前一天晚上,加班加点搬运整理库存,将高出部分的纸箱堆往别处。

 

    结果第二天WRAP验厂时,还是发现了不符点——堆仓高度是正确了,可是库存吊卡的数量忘记修改,导致记录数和实物数不符,这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班,自以为在WRAP验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝,但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量,即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以看到,临时“应付”不能从根本上解决问题,供应商要想从WRAP验厂中真正解脱出来,只有把WRAP验厂要求纳入日常管理规范中。客户WRAP验厂有怎样的要求,工厂平时就怎样管理。临到WRAP验厂,工厂也无需采取大动作来整改,客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。

 

    在此,提醒您几点注意事项:

    1.如果不是突击WRAP验厂,可事先与WRAP验厂人员就WRAP验厂标准和WRAP验厂程序做一个初步沟通。

    2.当WRAP验厂人员提出WRAP验厂,不得拒绝,否则容易被取消资格。

    3.最好不要通过送礼或消费等方式拉拢WRAP验厂人员,否则会被对方认为有贿赂的嫌疑。

    4.WRAP验厂人员出示文件清单后,应立即提供相关文件,不得让对方久候。

    5.一次WRAP验厂不合格,只要不是致命问题,可根据WRAP验厂报告上的整改意见对工厂进行改进后再约第二次WRAP验厂。

    6.如果标准比较苛刻,可在WRAP验厂前请专业机构前来帮助整改。

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